For prosjektstøtte er det to søknadsfrister: 1. februar og 1. september.
Administrasjonen til Fond for lyd og bilde mottar søknaden og forbereder sakene for fagutvalgene. Deretter behandles søknadene i de respektive utvalgene.
Fagutvalgene utarbeider en samlet innstilling om tilskudd for alle søknader som er kommet inn til den aktuelle fristen og presenterer innstillingen for styret. Styret fatter endelig vedtak.
Tildelingskriterier (Forskriftens § 7)
Tildelingene skal bygge på en helhetsvurdering av de innkomne søknadene. Kvalitetsmessige kriterier skal legges til grunn for vedtaket. Det skal blant annet legges vekt på følgende momenter:
Behandlingstid
Søknader om prosjektstøtte innkommet til fristen 1. februar vil normalt være ferdigbehandlet i løpet av april. Søknader innkommet til fristen 1. september vil normalt være ferdigbehandlet i løpet av november. Tildelingslister legges ut på fondets nettsid
Tilskudd til markedsføring av fonogrammer/film og gjenopptakelse og spredning av sceneforestillinger
Søknader om tilskudd til markedsføring av fonogrammer og kortfilm/dokumentarfilm og til gjenopptakelse og spredning av sceneforestillinger blir behandlet på første mulige styremøte. Søknaden må være innkommet til sekretariatet senest ti dager før møtedato. Det er ca. ti styremøter i året.
Oppfølging av prosjekter som ikke er registrert fullført
Tilskuddsmottakere har normalt en toårs-frist til å fullføre prosjektet. Ved slutten av denne fristen tilskrives de som har fått utbetalt første del av tilskuddet og gjøres oppmerksom på avslutningsfristen. Midler avsatt til prosjekter som etter dette ikke er blitt fullført, tilbakeføres fondet sammen med avsetninger til prosjekter som ikke er blitt påbegynt. De tilbakeførte midler stilles til rådighet for senere søknadsomganger.